証憑書類
証憑書類というのは個々の取引の証拠になる書類の事です。
簿記ではこの証憑書類をベースにして仕訳、記帳などの作業が始まります。
例えば商品を仕入れれば相手方から請求書が送られて来ます。
この場合の相手方の請求書がまず確かにその商品を仕入れた証拠となり、更にこの請求書に対する代金振込みの控えがあれば完璧ですね。
その他にも売上に対する請求書と代金受取の記録、様々な経費支払いの領収書なども証憑書類です。
証憑書類は帳簿に記帳される以前の最も古いデーターですので「原始データー」とも呼ばれます。
企業が取引を帳簿に記帳する場合、そこに記帳されている取引の裏付けとしての証憑書類があるのが原則です。
証憑書類が無い取引を記帳した場合、第三者から見てそれが本当にあった取引なのか架空取引なのか分かりませんね。
ですから証憑書類が無い取引というのは信用されません。
この点は特に税務当局が厳しいので、青色申告をしているところは皆この証憑書類の有無には神経質です。
だからサラリーマンの方などは自分が立替えた経費を経理に請求する場合、領収書が無ければ支払ってもらえないと思います。
企業においてはこの様に基本的には全ての取引について証憑書類が必要ですが、ただ経費で金額が小さい支払いの場合領収書などの証憑書類が貰えない場合があります。
例えば営業マンが地下鉄やバスなどで移動する場合、混雑した駅やバスの中で200円の切符を購入して領収書を要求し難いですね。
又、お客さんと喫茶店でお茶をすれば自分がお客さんのコーヒー代も払うのは常識ですが、お客さんの前でレジで「領収書をください」とは言い難いと思います。
この様なケースに備えて多くの企業では営業マンなどの小額の経費の立替払いについては、出金伝票に上司の捺印があれば支払を認めるなどの措置を講じている様です。
証憑書類というのはあらゆる取引において必ず添付するのが原則でこれがルーズになってはいけませんが、ただあまりにも杓子定規にすると企業活動の足を引っ張る事になりますので、その辺はある程度の融通は利かせる必要があります。
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